Arbeitsort: Basel
Festanstellung, 80 - 100%

Damit sich das Forschungsteam sich auf absolut auf Ihre Kernkompetenzen (Forschungstätigkeit) konzentrieren kann und entsprechende Erfolge verzeichnen kann, übernehmen und entlasten Sie sie in sämtlichen organisatorischen und administrativen Aufgaben und tragen somit Ihren Beitrag zum Erfolg bei.

Unsere Mandantin ist ein kleines Schweizer Pharma Startup-Unternehmen mit Sitz in Basel, welches im Bereich der Krebsforschung tätig ist. Wir suchen für den Aufbau der Administration sowie die administrative Unterstützung des Forschungsteams, eine/n proaktive/n und dynamische/n

Assistentin CEO / Office Managerin 80-100%

Ihre Aufgaben:

  • Administrative und organisatorische Unterstützung des gesamten Teams, d.h. Organisation von Meetings, Reisen (inkl. Spesenabrechnungen), Terminüberwachung, Telefonkonferenzen, etc.
  • Schnittstelle zu Lieferanten und Dienstleistern betreffend Verträgen/Vereinbarungen, Bestellvereinbarungen, Rechnungen in Zusammenarbeit mit der externen Buchhaltungs- und Rechtsabteilung
  • Aktive Unterstützung (rechte Hand) des CEO in Bezug auf VR-Aufgaben, jährliche GV, Investoren, Roadshows und Business Development Aktivitäten
  • Tägliches Verbuchen von Finanztransaktionen in der Buchhaltung
  • Aufbereiten von Zahlungslisten für die Buchhaltung sowie Mithilfe bei Reporting und internen Kontrollen
  • Vertragsüberwachung und -archivierung
  • Organisation von internen und externen Veranstaltungen (Workshops, Onboarding-Tag, Generalversammlung) zusammen mit dem Managementteam
  • Verantwortlich für die Entgegennahme von eingehenden Telefonaten und E-Mails, Besucherempfang und Catering sowie Verwaltung von Büro- und Gebrauchsmaterial

Ihr Profil:

  • Abgeschlossenes BWL-Studium oder kaufmännische Ausbildung mit einer betriebswirtschaftlichen Weiterbildung oder Direktionsassistentin mit eidg. FA
  • Mindestens 5 Jahre Berufserfahrung als Geschäftsleitungs-Assistent/in auf Führungsebene in einer adäquaten Position in einem internationalen Unternehmen
  • Erfahrung als CEO-Assistentin eines internationalen Unternehmens mit Hauptsitz in der Schweiz von grossem Vorteil
  • Vorzugsweise Erfahrung im Pharma/Life Science Bereich oder in einem regulierten Unternehmen
  • Muttersprache Deutsch, fliessend Englisch und Deutsch in Wort und Schrift, weitere Sprachen von Vorteil
  • Sehr gute MS-Office-Anwenderkenntnisse, insbesondere PowerPoint und Excel
  • Erfahrung in der Verwaltung von Social Media und Internetseiten
  • IT-Affinität und ein ausgeprägtes Zahlenverständnis sind zwingend
  • Erfahrung in der Verwaltung externe Anbieter (Buchhaltung und Recht) von sehr grossem Vorteil
  • Proaktive, teamfähige, flexible und positive Persönlichkeit
  • Ausgezeichnete Planungs- und Organisationsfähigkeiten, Mulittasking
  • Hohe Kundenorientierung sowie die Fähigkeiten Prioritäten richtig zu setzen
  • Vernetztes Denkvermögen und lösungsorientiertes Handeln
  • Hohe Vertraulichkeit und Diskretion
  • Selbständige, effiziente und verantwortungsvolle Arbeitsweise

 

Wollen Sie aktiv mitbewegen und Ihren Teil zum Gelingen dieses spannenden Neuaufbaus beisteuern, dann senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen inkl. Foto (PDF-Format), unter Angabe der Kennziffer 19010 sowie der gewünschten Stellenprozente, per E-Mail an info@cps-personal.ch.

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